Les obligations comptables et financières annuelles de la SARL
L’assemblée générale d’approbation des comptes : délai impératif de 6 mois après la clôture
L’assemblée générale ordinaire annuelle (AGO) est l’étape clé : les associés approuvent les comptes (bilan, compte de résultat, annexe) et décident de l’affectation du résultat (réserves, dividendes, report). Elle doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture (ex. clôture au 31/12 : AGO au plus tard le 30/06). La convocation suit vos statuts (souvent au moins 8 jours avant) et l’ordre du jour doit couvrir a minima approbation des comptes, affectation du résultat et, le cas échéant, décharge aux gérants.
À retenir : même en SARL unipersonnelle, l’AGO reste obligatoire et doit être formalisée par un PV daté et signé. Un oubli répété bloque généralement la chaîne “comptes → dépôt RCS → banque/partenaires”. Typiquement, un dirigeant qui ne formalise pas l’AGO pendant 2 exercices se retrouve à régulariser en urgence (PV rétroactifs + dépôt tardif), souvent après un refus de financement ou une mise en demeure du LBR.
Le dépôt des comptes annuels au RCS : délai maximal de 7 mois et sanctions en cas de retard
Après l’AGO, les comptes approuvés doivent être déposés au RCS dans le mois. En pratique, le plafond absolu est 7 mois après la clôture (ex. clôture 31/12 : dépôt au plus tard le 31/07). Le dépôt (via www.lbr.lu avec LuxTrust) inclut : comptes signés, PV d’approbation (ou extrait), et selon les cas rapport de gestion et rapport du réviseur/commissaire. Le dépôt tardif entraîne d’abord des majorations de frais (barème progressif), mais le vrai risque est la sanction graduelle renforcée : avertissement, affichage public “en défaut”, puis amende administrative de 3.500 €, pénalités, et en ultime étape radiation d’office. Concrètement, une dirigeante qui “repousse” de plusieurs mois peut se retrouver affichée publiquement, perdre la confiance d’un client ou d’une banque, et payer bien plus que le coût d’une mise en conformité faite à temps.
Les déclarations fiscales annuelles : échéance du 31 mai pour l’impôt sur les sociétés
Indépendamment du RCS, la SARL doit déposer la déclaration annuelle d’impôts (IRC/ICC/IF) généralement au 31 mai (pour une clôture au 31/12). Cela impose de finaliser les comptes suffisamment tôt pour compléter le formulaire et les annexes utiles (selon votre situation : dividendes, investissements, etc.). Un dépôt tardif expose à intérêts/majorations et, surtout, à des situations de trésorerie mal anticipées si l’impôt dû est sous-estimé. Bon réflexe : caler la production comptable au 1er trimestre pour sécuriser à la fois fiscalité et calendrier RCS.
Les obligations juridiques permanentes et la tenue des registres obligatoires
Le Registre des Bénéficiaires Économiques (RBE) : mise à jour sous un mois
Le RBE n’est pas une formalité “one shot” : il doit être tenu à jour en continu. Sont visés les bénéficiaires économiques (souvent >25% du capital/droits de vote ou contrôle effectif). Toute modification (cession de parts, entrée/sortie d’associé, variation des pourcentages, changement d’adresse/nationalité d’un bénéficiaire) doit être déclarée dans le mois.
Cas fréquent : une cession de parts est publiée au RCS via acte notarié, et le dirigeant pense que “tout est fait”. Si le RBE n’est pas mis à jour, des contrôles de cohérence détectent l’écart : avertissement, affichage public, puis amende. Moralité : chaque événement d’actionnariat doit déclencher un réflexe automatique “RCS + RBE”.
Les registres obligatoires à tenir au siège social
La SARL doit conserver et tenir à jour des registres permettant de prouver sa gouvernance et sa situation :
– Registre des associés (détention/transferts de parts) ;
– Registre des décisions (PV d’assemblées, décisions de l’associé unique) ;
– Documents comptables (livre-journal, grand livre, pièces) ;
– Registre du personnel si salariés (informations d’embauche/départ, etc.).
Au-delà du risque de sanction, l’enjeu est probatoire : en cas de litige, contrôle ou opération bancaire, l’absence de registres fiables peut bloquer ou fragiliser la société… et engager la responsabilité du gérant.
Le calendrier annuel du dirigeant de SARL – Mois par mois pour ne rien oublier
Janvier à mars : clôture et préparation AGO
Janvier : collecte des pièces, inventaires, écritures de régularisation, amortissements, provisions, balance.
Février : finalisation des comptes, préparation du PV d’AGO et, si applicable, du rapport de gestion / réviseur.
Mars (recommandé) : tenue de l’AGO (plus vous le faites tôt, plus vous gardez de marge). Une AGO en mars sécurise ensuite fiscalité et dépôt RCS sans stress.
Avril à juillet : fiscalité puis dépôt RCS
Avril : finalisation de la déclaration fiscale et validation interne (cohérence résultat comptable/fiscal, annexes pertinentes).
Mai : deadline fiscale (31 mai) : dépôt et pilotage de la trésorerie liée à l’impôt.
Juin (recommandé) : dépôt des comptes au RCS (frais normaux, zéro exposition réputationnelle).
Juillet : deadline RCS (31 juillet) : dernier filet. Vérifier la publication effective et la cohérence RCS/RBE.
Août à décembre : obligations récurrentes et préparation N+1
Août–Novembre : suivi des obligations périodiques (TVA selon régime, salaires si employés, acomptes éventuels), revue de gestion (créances, provisions, budget).
Décembre : préparation de la clôture (inventaires, cut-off, vérification bilan). Si dividendes : anticiper la documentation et les obligations de retenue le cas échéant.
Checklist téléchargeable et accompagnement
Pour tenir le rythme sans charge mentale, l’idéal est un calendrier annuel unique (avec alertes) adapté à votre date de clôture et à votre régime (TVA, salariés, actionnariat). En pratique, une formule d’accompagnement “annuelle” peut couvrir : préparation AGO/PV, dépôt RCS, suivi RBE, tenue des registres et rappels proactifs, afin d’éviter les dépôts tardifs, les affichages publics et les amendes.
Conclusion
La conformité d’une SARL luxembourgeoise repose sur trois piliers : AGO dans les 6 mois, dépôt RCS dans les 7 mois, déclaration fiscale au 31 mai (cas courant), plus les obligations permanentes (RBE sous 1 mois, registres à jour). Avec les sanctions renforcées (amende 3.500 €, affichage public, risque de radiation), le meilleur arbitrage est simple : anticiper (AGO en mars, dépôt en juin) et systématiser des réflexes de mise à jour (notamment RBE lors de tout changement d’actionnariat).
